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栾川县应急管理局档案管理制度
2019-07-17 16:34:04   来源:   评论:0 点击:
栾川县应急管理局档案管理制度一、档案整理机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法规,依据档案管理有关原则、规定,实行集中统一管理,
栾川县应急管理局档案管理制度
 
一、档案整理
机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法规,依据档案管理有关原则、规定,实行集中统一管理,确保档案的完整与安全。
根据各股室工作职能,确定一名档案管理员,由各股室档案管理员按照年份将各类档案收集齐全、完整、核对准确,统一分类整理,不同年度的文件不得放在一起归档;纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案,应分别保管。归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的,可酌情增加归档份数。移交时并制作档案移交清单,并由科室负责人签字,以示确认再移交局党政办,由党政办统一编号整理,建立档案工作制度,按要求定时向县档案馆移交,努力实践档案工作的标准化、规范化。
二、归档范围
凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、上传下达文件、会计、执法文书、执法卷宗、会议记录、声像等不同形式和载体的文件材料,均应依法归档,任何人不得以任何借口拒绝归档。
三、归档时间
1、文书档案:本年度各股室形成的各种不同形式和载体的文件材料,在次年二月底前由本股室档案管理员整理完毕后,经本科室负责人审定后,每年三月份移交档案室集中统一保管。
2、会计档案由财务部门年终立卷,保存一年后,移交档案室保管。
3、设备档案:按同一设备仪器名称,含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料,指定负责人员,收集整理。
4、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。
5、实物档案:单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档
四、档案借阅
1、本机关工作人员借阅、利用档案,需办理借阅登记手续。外单位因工作需要阅查档案,须持单位介绍信,并经有关领导同意登记后,方可查阅。档案一般不外借,特殊情况须经办公室主管领导批准。
2、借阅档案者未经许可,不得随意抄录、复印和拍照原文。
3、借阅的档案资料必须妥善保管,并注意保密,不得转借。各类人员查阅、利用档案,对所查阅、借阅的档案要严加爱护,严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠,更不得拆卷和撕毁。凡失密、损坏档案者,将按有关规定予以处理。
4、档案员有责任检查借阅者归还的档案,了解保管情况和利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。
5、档案借阅用毕后要及时归还。借阅时间一般不得超过15天;如继续借阅,须另行办理继借手续。
五、档案统计
1、档案统计工作应准确、及时、科学。
2、根据档案资料的查阅、借阅登记,每年统计一次利用效果情况。
3、凡立卷归档的各类档案,应分类填写登记簿,年终汇总立卷情况。
4、经档案室移交出去或销毁的档案,应进行统计登记。
六、档案保管
1、配置专门的档案室和足够的档案柜,档案室做到专人负责、专人管理。
2、经常检查档案存放的情况,发现破损或霉变的档案,档案人员要认真采取措施,及时进行修补或复制。如遇特殊情况,应立即向主管领导汇报,及时处理。
3、档案室内的档案柜应排列有序、统一编号,做到整齐划一。
4、档案室内严禁吸烟,严禁存放易燃易爆等危险物品和与档案无关的物品。
5、档案出入情况应有详细记录,借阅的档案收回时,及时放回原处,不得前后错位。
6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户,随时做好保洁工作。

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